Cum Grano Salis

Riflessioni di una Contabile su temi Economici e Finanziari di MONICA VITALI

IO ARCHIVO, TU ARCHIVI?

Archiviare
Non conosco una pratica tanto importante quanto bistrattata come l’archiviazione.
Nell’immaginario comune collettivo archiviare i documenti è un compito di basso livello, da stagista stagionale, che viene vissuto come una perdita di tempo.
Eppure chi lavora in amministrazione sa benissimo l’importanza che riveste l’archiviazione, tanto che è regolamentata da leggi ben precise perché se non si archivia correttamente diventa difficoltoso risalire ad un documento e tenere un’ordinata contabilità. Non c’è ombra di dubbio che per un contabile l’archivio faccia parte del proprio lavoro, e nello spazio (anche fisico) da dedicargli è racchiusa l’essenza dell’ufficio contabile.
Ma per gli altri? Purtroppo per molti altri uffici l’archivio non è nel DNA di chi ci lavora. Ho già scritto in precedente post quanto ritengo importante che tutti abbiano un pò di mentalità contabile, e questa dovrebbe partire proprio dall’abitudine a catalogare e classificare i documenti. A meno che uno non sia un artista che ha bisogno del caos creativo per produrre le proprie opere, in tutti gli altri casi (il 99%) la sistemazione dei documenti dovrebbe diventare una sana abitudine.
Da quando la gran parte dell’operatività si è trasferita dalla carta ai file non è che la situazione sia cambiata di molto. Anzi. Alle scrivanie “da incubo” si sono sostituiti desktop talmente carichi di file salvati “momentaneamente” da sembrare dei prati di margherite fiorite. Si tende sempre a rimandare il momento in cui si sistemeranno i file nelle relative cartelle e si cancelleranno quelli che non servono, fino a quando dal CED arriva l’allarme rosso a causa dell’intasamento del server che obbliga gli impiegati più distratti a dedicare un intero pomeriggio a sistemare gli arretrati.
La posta elettronica certamente non è da meno. Personalmente io archivio tutto e più o meno subito nelle cartelle di pertinenza, ma ho scoperto che molti continuano a tenere tutto lo storico delle mail ricevutedalla notte dei tempi una di seguito all’altra senza nessuna classificazione. Se cercano qualcosa ordinano le mail per mittente/destinatario o per oggetto. Peccato che spesso gli oggetti delle mail non siano pertinenti, grazie anche all’insana abitudine di non cambiarli quando si continua a rigirare la stessa mail che nel frattempo ha cambiato argomento. E si finisce a parlare a luglio delle ferie di agosto con l’oggetto “Re: Re: Re: Re Buon Natale”. Perché si sottovaluta quel lavoro sottile ma prezioso che è la classificazione di un documento, mail o file che sia, a partire dal nome che gli diamo.
Ma guai a pensare che usciti dal lavoro e arrivati a casa l’archivio non sia più un compito da svolgere! Anche nelle mura domestiche è buona abitudine archiviare bollette, documenti e buste paga dedicando due minuti del proprio tempo ogni volta che si ricevono. Altrimenti si finisce che al momento del 730 si passano interi pomeriggi a cercare gli scontrini della farmacia che magari nella confusione sono stati buttati via.
Personalmente io cerco di tenere i documenti sempre in ordine, di essere selettiva all’origine e conservare solo quello che mi sono veramente necessari. Sì perché un altro problema è quello della conservazione ad oltranza da parte di chi pensa che cestinare qualcosa sia come buttare via una parte di sé. Niente di più sbagliato, oltre che poco funzionale all’archiviazione. Bisogna tenere solo ciò che serve, né più ne meno e sistemarlo quanto prima. Ma il rapporto con le cose per molti di noi è un nodo irrisolto. Se non ci si riesce a liberare del superfluo non si riesce nemmeno a fare un buon lavoro di classificazione, e si finisce per navigare in un frustrante caos.
Quindi meglio investire un po’ di tempo subito a sistemare oggetti, documenti, file, fotografie per guadagnarne almeno il doppio in futuro.
In questo caso è meglio la gallina di domani dell’uovo di oggi.

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