Cum Grano Salis

Riflessioni di una Contabile su temi Economici e Finanziari di MONICA VITALI

IL BUDGET E’ QUESTIONE DI RELAZIONI

Il budget è questione di relazioni
Se pensi di fare il budget nel chiuso della tua “cameretta” davanti ad un foglio excel senza interfacciarti con il mondo esterno forse è meglio che cambi mestiere. L’interazione con i colleghi è un principio che vale sempre per un Controller, ma per il budget vale ancora di più, perché mentre nel consuntivo i numeri esistono già, si tratta solo di scovarli, di analizzarli e di impacchettarli, nel budget i numeri vanno previsti.

 

La costruzione del budget è un processo molto complesso al quale partecipa ogni anfratto dell’azienda, perché tutti i settori sono coinvolti e chi tira le fila dei lavori per ottenere la collaborazione dei colleghi deve avere una serie di doti:

 

– disponibilità a fornire aiuto nell’utilizzo degli strumenti che l’azienda mette a disposizione. Personalmente ho passato molto tempo al telefono a dare spiegazioni tecniche e contabili a colleghi in difficoltà su procedure all’apparenza molto semplici;

– professionalità,perché quando ti fanno una domanda devi sapere di cosa stai parlando;
– tempestivitàperché se ti chiedono un dato che serve agli altri per restituirti quello di cui hai bisogno glielo devi dare in tempi molto brevi;
– gentilezzaperché se dai l’idea di essere scocciato ogni volta che ti consultano finisce che poi non ti chiamano più;
– passione, perché devi dare l’idea di crederci tu per primo, altrimenti come fanno a crederci anche loro?
– elasticità, perché tutti abbiamo molte cose da fare, e se qualcuno è in difficoltà devi essere più elastico nel chiedergli meno in termini di precisione, tempistica e accuratezza dei dati in attesa di tempi migliori, magari integrando con altre fonti;
– reciprocitàcon gli uffici con i quali hai un rapporto alla pari. Della serie: oggi serve una cosa a me, domani serve una cosa a te;
– insistere, insistere e insistere. Le procedure, specie quelle che richiedono una certa dose di impegno, di tempo e di concentrazione, se non c’è qualcuno che tiene viva la fiamma piano piano tendono a spegnersi.

 

Bisogna essere pronti anche a fare da psicologi o da coach di fronte alle situazioni più critiche o particolari, soprattutto se chi sta dall’altra parte non ha una visione globale dell’azienda e si fida del tuo punto di vista che per definizione devi intenderti di tutto. Anche ascoltare gli sfoghi personali fa parte del “mestiere” se vuoi entrare in sintonia con chi hai di fronte. In fondo il budget non è soltanto un numero, ma è esprimere un progetto, una dichiarazione di intenti dove dentro ci metti il tuo vissuto personalee la tua filosofia di vita che deve allinearsi con quella dell’azienda per raggiungere gli obiettivi comuni. A volte puoi ottenere più collaborazione davanti alla macchinetta del caffè che con una fredda telefonata.

 

Soltanto quando hai pagato con tutte queste monete puoi riscuotere chiedendo le informazioni e i dati nei tempi concordati. E se uno ha seminato bene ti assicuro che il raccolto è abbondante e soddisfacente.

 

Ma non è finito. Anche dopo ci vuole un feed back che dia conto del lavoro fattoe che dia la percezione che il centimetro che ciascuno ha fatto è importante per la riuscita del progetto conclusivo. Non bisogna dimenticare di costruire fiducia dando risposte appropriate per fare capire da dove nasce il numero finale, a cosa serve e come mai è così importante.

 

Anche nei casi in cui ci sia una procedura standardizzata e obbligatoria non si può fare affidamento solo sulle costrizioni, soprattutto quando le persone coinvolte sono decine o centinaia. E così tante persone te le tiri dietro solo se lavori con metodo, disciplina, collaborazione e disponibilità.

 

Perché finito il lavoro di un anno, dopo che hai pagato e riscosso, devi accumulare un gruzzoletto per l’anno successivo.
PS: Il budget letto sui libri è una procedura standard, vissuto nelle aziende invece è un vestito cucito su misura per cui se non ti ritrovi in quello che ho scritto probabilmente da te funziona in tutt’altro modo. Tuttavia avrai sperimentato anche tu che la disponibilità e la collaborazione con i colleghi quando si parla di budget sono ancora più necessari del solito. Diversamente mi viene da dubitare che quello che stai facendo in azienda serva veramente a qualcosa o a qualcuno. Di budget fatti solo per dire “abbiamo il budget” sono pieni i fossi.

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