La parola budget normalmente viene associata alle grandi imprese che si occupano di produzione e che hanno la necessità di pianificare la loro attività nel medio-lungo periodo.
Chi ha una piccola attività con pochi dipendenti o una partita IVA e lavora da solo pensa di poter fare a meno del budget perché tanto “è tutto nella mia testa”.
Molto probabilmente chi pensa così è perché non ha chiaro cos’è e a cosa serve il budget.
Ed è un peccato, perché le PMI sono numericamente l’ossatura del sistema produttivo italiano e non avere una definizione esplicita degli obiettivi aziendali di medio periodo aumenta sensibilmente il rischio che a quel medio periodo non ci si arrivi proprio.
“TANTO A ME IL BUDGET NON SERVE”
Ogni imprenditore è portato a pensare che il proprio settore sia particolare, e che la propria azienda sia ancora più particolare in un settore particolare. Spesso si ritiene erroneamente che a fronte di una determinata caratteristica sia impossibile fare il budget, e che sarebbe una perdita di tempo perché tanto “non vendo pezzi che vengono prodotti in serie”.
Altre volte gli imprenditori avvertono l’esigenza di fare questo fantomatico budget, perché ne hanno sentito tanto parlare, e se tutti dicono che è così importante probabilmente a qualcosa servirà.
Poi però non hanno le competenze “in casa” perché l’amministrativo che fa la contabilità si è diplomato in ragioneria trent’anni fa con 36/60 e poi non si è più formato e il commercialista è troppo indaffarato per fare il budget (ammesso che lo sappia fare). E poi giustamente vorrà essere pagato, e già sembra di pagarlo troppo “per registrare due fatture e fare due dichiarazioni”.
PERCHE’ INVECE DEVI FARE IL BUDGET
Riassumo velocemente perché va fatto il budget per passare a dare qualche indicazione concreta su come farlo per una piccola o micro impresa.
Devi fare il budget per:
- Introdurre sistemi di pianificazione, controllo e reporting per essere protagonista e non vittima del mercato;
- Motivare e guidare;
- Valutare e controllare degli scostamenti in periodi prefissati.
Di conseguenza preparare un budget significa:
- Fissare gli obiettivi che vuoi perseguire e con quale tempistica;
- Organizzare i mezzi aziendali per fare in modo di raggiungere tali obiettivi, stabilendo anche le responsabilità delle persone per il raggiungimento di tali scopi.
COSA DEVI FARE PER IMPOSTARE IL BUDGET
Il minimo sindacale che devi fare è un conto economico di previsione e un budget di cassa per tenere sotto controllo i movimenti monetari.
IL CONTO ECONOMICO DI PREVISIONE
Il commercialista probabilmente ti fornisce già una situazione con l’elenco dei ricavi e dei costi.
Questa situazione è opportuno averla a fine settembre (o a fine ottobre).
Devi prendere I costi e I ricavi e metterli in forma scalare (cioè uno sotto l’altro), partendo dai ricavi e andando a togliere i costi divisi per tipologia. Ricordati di calcolare l’incidenza percentuale di ogni costo sul totale del fatturato.
Come prima cosa vai a togliere i costi che sono direttamente legati al tuo fatturato, ovvero i costi del venduto o della produzione per determinare un primo margine, che è legato strettamente alla tua attività.
Poi vai a togliere gli altri costi raggruppati per tipologia (costi di vendita, costi amministrativi, costi di marketing).
Una volta che hai determinato la tua colonna con i ricavi e i costi, a sinistra metti il consuntivo dell’anno precedente e il progressivo dello stesso periodo (settembre o ottobre) dell’anno precedente. A destra invece metti la previsione di chiusura, proiettando costi e ricavi sino alla fine dell’anno.
Infine aggiungi la colonna del budget, che sarà l’espressione degli obiettivi che ti sei dato per il prossimo anno (meglio se messi per iscritto). La determinazione del budget sarà facilitata dal confronto con i periodi precedenti e con la proiezione di chiusura. Parti dal budget delle vendite e poi a scalare metti tutti i costi, divertendoti a veder come si modifica l’utile finale al variare delle diverse voci di costo e soprattutto del margine.
Ecco uno schemino semplice per darti un’idea.
IL BUDGET DI CASSA
Per il budget di cassa è importantissimo fare una previsione di cash flow mensile, impostando 12 colonne in excel, una per mese, e mettendo in ogni colonna le entrate previste e le uscite ricorrenti (utenze, canoni, IVA, imposte) per i periodi a venire.
Per maggiori dettagli ti rimando alla lettura del post dove ho parlato di COME CONTROLLARE L’EQUILIBRIO FINANZIARIO
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