Ti è mai capitato di perdere mezz’ora cercando un file salvato ‘da qualche parte’?

In quei momenti forse ti è venuto il dubbio che la carta non sia proprio tutta da buttare.

Ti spiego perché non hai tutti i torti.

IL PUNTO DI PARTENZA

Qualche anno fa mi ero chiesta se avesse ancora senso stampare. Allora tendevo a pensare che la carta fosse solo un retaggio da nostalgici, una zavorra in un mondo che corre verso il digitale. Oggi, dopo averci riflettuto e dopo anni di esperienza concreta, mi accorgo che le cose non sono così nette.

La vera domanda non è più “stampare o non stampare”, ma: quando conviene stampare, quando basta un PDF, e quando non serve salvare nulla.

IL VALORE DELLA CARTA

La mia esperienza di contabile mi insegna che a volte si cerca meglio sfogliando. Con la carta sottomano si possono confrontare più documenti senza dover aprire e chiudere decine di file, e spesso si fa prima.

Inoltre, scrivere appunti, sottolineare e avere un colpo d’occhio aiuta la memoria e riduce il rischio di perdere informazioni importanti.

PERCHE’ CONSERVARE LA CARTA

Oltre alla praticità immediata della carta, c’è anche un aspetto di sicurezza e affidabilità. La carta, in certi casi, resta più stabile del digitale: un documento stampato non rischia di sparire per un errore tecnico, un server che cambia o un file che non si apre più.
A volte stampare equivale ad archiviare: se devo cancellare un file o chiudere una pratica, avere la copia cartacea mi dà la certezza che non perderò un’informazione importante.

I LIMITI DEL DIGITALE

Il digitale ha senza dubbio i suoi vantaggi: archiviazione infinita, accessibilità ovunque, ricerche rapide. Ma attenzione: funziona bene solo se c’è un metodo di organizzazione. Altrimenti i file si perdono in cartelle infinite, e i sistemi di ricerca non sempre restituiscono quello che serve. Così il tempo sprecato può superare quello della carta.

Oggi siamo sommersi di file, PDF, mail e documenti. La promessa del digitale era di semplificare, ma spesso succede il contrario:

• perdiamo tempo a cercare file che non si trovano;
• salviamo tutto “per sicurezza” e ci ritroviamo con cartelle caotiche;
• non sappiamo quando conviene stampare e quando no;

• con i frequenti cambi di server e sistemi informativi, le cartelle e i files devono essere organizzati alla perfezione altrimenti il rischio è di perdere documenti importanti.

L’INTEGRAZIONE TRA CARTA E DIGITALE

A volte la scelta più sensata è affiancare i due mondi: avere un backup cartaceo di ciò che è digitale (o viceversa). Nella Pubblica Amministrazione questo capita spesso come obbligo burocratico, e lì diventa un processo inefficiente. Ma quando è una decisione consapevole, e non una necessità imposta, può trasformarsi in un vero vantaggio: riduce il rischio di perdere dati, aumenta la sicurezza e garantisce continuità anche in caso di problemi tecnici.

LA QUARTA VIA: NON SALVARE NÉ ARCHIVIARE

Un punto spesso trascurato è che non tutto merita di essere salvato. Stampare o archiviare indiscriminatamente significa solo spostare il problema: dal disordine della scrivania a quello digitale.
La vera efficienza è imparare a non trattenere ciò che non serve, lasciandolo andare senza sensi di colpa.

UNA QUESTIONE DI EQUILIBRIO

Quanti di noi si sono già resi conto che l’accelerazione cieca verso il “tutto digitale” non ha alcun senso?

La carta, in certe situazioni, salva tempo ed energia. Il digitale non è la panacea di tutti i mali, ma uno strumento da integrare con buon senso.

Forse la scelta migliore è trovare un equilibrio personale e, per le aziende, definire una vera e propria policy di stampa che aiuti a capire cosa ha senso stampare e cosa no.

Tradotto in concreto, significa applicare alcune semplici regole di buon senso:

• stampare ciò che si deve studiare o correggere a mano;

• salvare in PDF e/o sul cloud ciò che potrebbe servire in futuro;
• non salvare nulla quando non ha valore duraturo.

quindi digitale o carta?

Stampare o non stampare non è una battaglia tra passato e futuro, ma un modo di organizzare l’organizzazione: creare un metodo che ci semplifichi la vita invece di complicarla. Perché l’organizzazione non deve diventare un lavoro a sé stante che assorbe tempo ed energie, ma uno strumento per renderci più rapidi ed efficienti. E se la carta sembra ancora ‘lenta’, a volte è proprio la scorciatoia che ci permette di andare più veloci.

L’intelligenza artificiale potrà venirci in supporto accelerando le ricerche e organizzando per noi quello che ci serve, ma più ci spingiamo nella digitalizzazione e più mi rendo conto che l’ultimo miglio dobbiamo comunque farlo noi perché non esiste un sistema che ci mette al riparo dalla mancanza di organizzazione.

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