La conservazione corretta dei documenti, cartacei e digitali, fa parte delle buone prassi dei cittadini e dei lavoratori.

Una volta era più semplice tenere i documenti in ordine perché esisteva solo la carta e i documenti che arrivavano per posta erano relativamente pochi.

Poi è arrivato il digitale che ci ha semplificato la vita. In realtà ce l’ha resa più complicata perché insieme alla semplificazione della gestione on line è arrivata la moltiplicazione dei documenti e il labirinto di password e autentificazioni a due fattori che se perdi il cellulare sei finito.

E’ ORA DI FARE CHIAREZZA

Da contabile con 30 anni di esperienza che cerca di divulgare la “mentalità contabile”  vorrei fare il punto su come e cosa è opportuno archiviare, partendo dalla mia esperienza.

LA CONSERVAZIONE DIGITALE DI BOLLETTE E DOCUMENTI BANCARI

Oggigiorno ogni fornitore di utenze mette a disposizione del cittadino uno spazio on line dove trovare le proprie bollette e il proprio contratto.

Stessa cosa per quel che riguarda le banche, che tramite l’home banking ci aiutano ogni giorno a perfezionare i nostri impegni finanziari tramite la domiciliazione delle bollette o l’esecuzione on line dei bonifici.

Nel delegare l’archiviazione ai terzi ci sono alcuni aspetti che non devono essere ignorati:

• Le banche e i fornitori di utenze detengono le informazioni in archivi che “offrono” alla disponibilità della clientela privata per un periodo limitato.  Poi vengono cancellati e non esisterà più la possibilità di risalire ai contenuti.  In questi archivi ci sono documenti essenziali come le bollette, gli estratti conto periodici e le quietanze dei pagamenti effettuati;
• Con le aggregazioni, fusioni e incorporazioni può succedere che si renda necessario l’abbandono o la trasformazione di alcuni sistemi informatici e il travaso di dati in altri, con possibile perdita di qualche documento importante;
• L’estinzione di un rapporto di conto corrente o di una fornitura di utenza determina la chiusura degli accessi on line con la perdita definitiva di ogni contratto, cartella, o documento e delle relative movimentazioni storiche.

Appare dunque molto importante mettere in sicurezza gli archivi che hanno riguardato la nostra vita “contabile”. 

PER QUANTO TEMPO VANNO CONSERVATI I DOCUMENTI

 La legge prevede che i documenti vadano conservati per i seguenti periodi di tempo:

• 2 anni per gli scontrini;
• 3 anni per bollo auto, parcelle a professionisti e compensi per artigiani;
• 5 anni per la dichiarazione dei redditi, ricevute dei pagamenti delle tasse, pagamenti rateali e mutui, ricevute dell’affitto, assicurazioni, spese condominiale, bollettini ICI e multe.
• 10 anni per ricevute di spese di ristrutturazione, canone TV ed estratti conti bancari;

Per quel che riguarda le bollette il periodo di conservazione era di 5 anni ma è stato abbassato a 2 con le seguenti tempistiche:

• Bolletta della luce: 5 anni fino a 1/03/2018 poi 2 anni
• Bolletta del gas: 5 anni fino a 1/01/2019 poi 2 anni
• Bolletta dell’acqua: 5 anni fino a 1/01/2020 poi 2 anni
• Bollette del telefono: 5 anni fino al 2019, dal 2020 2 anni

Se all’interno della bolletta c’è l’addebito della rata del Canone Rai dobbiamo ricordarci di conservarla per 10 anni.

E’ opportuno pertanto ricordarsi periodicamente di “scaricare” dall’archivio della banca o del fornitore di utenze i documenti ritenuti importanti e di archiviarli in una cartella nel proprio pc e una copia in cloud.

Si può valutare anche l’opzione di stamparli nel momento in cui ci arriva la notifica dell’emissione della nuova bolletta disponibile nel sito del fornitore e conservare la copia cartacea in un raccoglitore dedicato.

MA E’ MEGLIO STAMPARE O ARCHIVIARE IN DIGITALE?

L’archiviazione digitale dei documenti presenta indubbi vantaggi. Il vantaggio principale è il risparmio di spazio fisico, il secondo è la semplificazione nella consultazione e condivisione dei documenti. La conseguenza è che si riducono i costi di archiviazione e l’ambiente ringrazia per il minore consumo di carta.

E’ necessario però avere metodo nell’archiviazione, e su questo bisogna dire che sono nati talmente tanti programmi software e applicazioni per aiutare aziende e cittadini che c’è solo l’imbarazzo della scelta.

Ci sono però degli inconvenienti da considerare. I file a volte si possono cancellare inavvertitamente, ed è necessario fare backup e spesso pagare per acquistare programmi o spazi in cloud. Inoltre, bisogna avere almeno un minimo di competenza digitale e considerare che esiste l’obsolescenza digitale che ci costringe ad ogni upgrade informatico a trovare il modo per passare alle nuove tecnologie. Quanti di noi hanno ancora i documenti conservati nei floppy disk e i ricordi di famiglia conservati nelle videocassette ai quali non possiamo più accedere perché i lettori non funzionano più?

La recente esperienza dell’alluvione che abbiamo avuto in Romagna ci ha fatto ricordare che di fronte agli eventi atmosferici sia la carta

 sia gli hard disk dei computer si possono danneggiare, per cui è sempre bene avere una copia in cloud.

La mia esperienza di contabile nata e cresciuta nell’analogico mi ha dimostrato in più di una occasione che, di fronte alle difficoltà nel ricercare i documenti digitali persi nei meandri di PC e software cambiati, la copia cartacea è la soluzione che non tradisce mai.

Quindi è necessario trovare un giusto mix che comprenda eventualmente la copia cartacea per i documenti più importanti, e una corretta manutenzione dell’on line con le opportune copie di backup per tutto il resto.

COSA FARE SCADUTI I TERMINI DI CONSERVAZIONE

Periodicamente si può pensare di eliminare i documenti che non rientrano più nei termini di conservazione per fare spazio al nuovo.

Tuttavia ritengo che, in casa e in ufficio, sia opportuno archiviare i documenti per un periodo più lungo di quello previsto dalla legge, soprattutto per le bollette. Questo perché potremmo averne bisogno per motivi personali, per ricordare qualcosa della nostra vita che non riusciamo a ricostruire o per delle analisi sul controllo dei conti e delle spese che ci vengono in mente a posteriori.

In questo caso la conservazione digitale è più vantaggiosa della carta che risulta ingombrante. Quindi prima di cestinare qualcosa è sempre opportuno fare una scansione da mettere nell’archivio on line.

COME ARCHIVIARE IN UFFICIO

Le aziende devono sottostare alle disposizioni di legge per tempi e modi di archiviazione, e impostano procedure e programmi per ottimizzarla.

Oltre ai tempi di conservazione indicati per i vari documenti le aziende hanno il limite di conservazione di 10 anni per fatture, lettere e scritture contabili. E’ opportuno comunque conservare per lo stesso periodo tutta la documentazione relativa all’attività dell’azienda. E magari tenere per sicurezza un paio di anni in più i documenti in archivio, se ce n’è la possibilità.

Ma fra posta elettronica, file salvati e documenti cartacei non sempre è semplice districarsi nell’archivio. Paradossalmente era più semplice archiviare la carta perché con il digitale tutto ciò che non viene conservato con l’archiviazione certificata rischia di perdersi nei frequenti cambi di programmi software che ci sono nelle aziende.

Inoltre anche con il digitale si perdono i documenti, perché molti file rimangono nelle caselle di posta elettronica e nei pc dei colleghi dimessi e sono difficili da recuperare, mentre la carta spesso è più facilmente disponibile a tutti (o per lo meno è più semplice trovarla nel fondo di un cassetto).

Per questo motivo le aziende tendono a portare tutti i documenti nei server o in cloud.

E’ importante che i dipendenti abbiano una buona routine di decluttering digitale di file e di mail, ovvero che cancellino periodicamente ciò che non serve (stando attenti a non cancellare ciò che serve) e archivino i file nelle cartelle condivise in maniera ordinata e continuativa, altrimenti diventa un caos nel quale fa fatica a mettere le mani la persona che li ha creati/ricevuti, figuriamoci un collega che deve sostituirla!

COME ARCHIVIARE LE FOTO

Scattiamo compulsivamente foto anche ai sassi per poi riempirci il telefono di immagini che non riguarderemo mai. Alle foto che scattiamo noi si sommano sul telefono i vari meme, comunicazioni, pdf che si scaricano o si ricevono via WhatsApp da amici e da chat varie.

Come si fa a non soccombere di fronte a tutta questa moltitudine? I miei suggerimenti, quelli che applico anche su me stessa, sono i seguenti.

Innanzitutto bisogna partire tenendo in ordine il telefono.

Suddividere le foto per cartelle e, nei tempi morti, quando prendiamo in mano il telefono perché siamo annoiati e non sappiamo cosa fare, cancellare tutte le immagini e i documenti che non ci interessano e che occupano spazio inutilmente.

Successivamente le foto vanno passate periodicamente in cloud e su disco fisso. Ci vuole un doppio supporto, uno fisico sul pc (o su un dispositivo a parte), e uno sulla nuvola per potere avere una doppia sicurezza. Anche in questo caso suddividendo le immagini in cartelle e sottocartelle.

Personalmente io stampo ancora alcune foto delle vacanze, creando album fisici o stampando gli album creati in digitale.

Telefono in ordine + supporto fisico + copia in cloud di backup + stampa delle foto più significative a mio avviso è la combo più efficace.

Richiede impegno, sì, ma se si fa periodicamente neanche più di tanto. La maggior parte del tempo lo si impiega la prima volta per mettere ordine, poi si va con un filo di gas stabilendo la periodicità che ci è più congeniale.

ORGANIZZARE L’ORGANIZZAZIONE

Organizzare i documenti è un’operazione impegnativa. Il mio consiglio è di abituarsi a riservare ogni giorno un intervallo di tempo sufficientemente adeguato per tenere in ordine la nostra vita digitale.

Per ottimizzare i tempi è fondamentale avere fin da subito chiaro quali sono i documenti da conservare e per quanto tempo e, successivamente, definire metodi, criteri e strumenti di archiviazione adatti.

In ufficio qualunque lavoro una persona svolga deve mettere in preventivo una certa dose di organizzazione fisica e mentale. Una volta questo tipo di inquadramento era richiesto solo nei lavori amministrativi, ora invece, all’aumentare della complessità, è necessario in ogni tipo di lavoro.

A casa invece, come cittadini, dobbiamo conservare sempre la nostra storia, anche quella contabile, che ci ricorda chi siamo stati e cosa abbiamo fatto, per non cadere nell’oblio.

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