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Cum Grano Salis

Riflessioni di una Contabile su temi Economici e Finanziari di MONICA VITALI

COME UTILIZZARE IL BUDGET AZIENDALE PER PIANIFICARE LA PROPRIA VITA

COME UTILIZZARE IL BUDGET AZIENDALE PER PIANIFICARE LA PROPRIA VITA

 

Hai mai pensato alla tua vita come ad un’azienda della quale tu sei l’amministratore delegato? Hai mai provato a mettere in atto le tecniche che utilizzano le aziende per pianificare la gestione della tua esistenza?

Dopotutto le aziende sono organismi viventi, fatti da persone che si organizzano per raggiungere uno scopo. E anche la famiglia per l’economia aziendale è un’azienda, che non ha come scopo il profitto ma la soddisfazione dei bisogni dei partecipanti.

Ma le famiglie possono essere formate anche da una sola persona, e in ogni caso sono formate da individui singoli che hanno proprie esigenze e aspirazioni che possono essere diverse o complementari rispetto agli altri membri della famiglia.

Ecco allora che la pianificazione aziendale può venirci incontro per aiutarci a vivere con intenzionalità.

 

COSA SIGNIFICA VIVERE CON INTENZIONALITA’?

Vivere con intenzionalità dovrebbe essere l’obiettivo di ciascuno di noi.

Vivere in modo intenzionale significa compiere delle azioni allineate con i propri desideri, saper prendere delle decisioni che mettano al primo posto la propria felicità e concentrarsi sulle cose che davvero contano eliminando tutto il resto.

Spesso si dà per scontato che questo accada in modo automatico. Basta vivere, respirare, agire nel proprio ambiente, cercare di fare quello che ci piace e tutto dovrebbe accadere magicamente.

Ma non è così. La verità è che la maggior parte di noi vive a caso.  Questo poteva andare bene quando la società non era così complessa, la vita non era così lunga, il tempo non era così prezioso, le alternative su come usarlo non erano così tante, la tecnologia non era così diffusa.

Che motivo c’era di farsi tanti problemi? Al massimo si pianificava la carriera, o i risparmi che cambiare la lavatrice rotta. Ma le cose sono cambiate ed è arrivato il momento di prendere a prestito dalle aziende alcune strategie che hanno iniziato ad utilizzare molto prima di noi.

 

LA PIANIFICAZIONE ALL’INTERNO DELLE AZIENDE

 Nelle aziende strutturate a fine dell’anno si fa il budget per l’anno successivo. Si definiscono gli obiettivi da raggiungere e si determinano i ricavi e i costi per raggiungerli.

La pianificazione aziendale riguarda diversi ambiti: economico, finanziario e patrimoniale.

L’arco temporale solitamente è l’anno, da inserire all’interno di una pianificazione di medio-lungo periodo.

Gli strumenti da utilizzare vanno dai fogli excel a programmi più sofisticati e più complessi creati ad hoc. La forma utilizzata normalmente è quella scritta, perché gli obiettivi devono essere condivisi fra tutta la struttura, e l’operatività di alcune aree dipenderà dalla pianificazione di altre.

 

LA PIANIFICAZIONE NELLA VITA FAMILIARE

Anche nella vita familiare a fine anno o all’inizio di quello successivo i componenti dovrebbero sedersi ad un tavolo e pianificare gli obiettivi personali e familiari per l’anno successivo. Stabilire gli obiettivi e le risorse di tempo, denaro ed energie da mettere in campo per realizzarli è il primo passo per poterli raggiungere.

Si dovrebbe partire suddividendo la vita in aree, come ad esempio: salute, hobby, famiglia, relazioni. La scelta andrebbe fatta riflettendo su quali aree sono più importanti per ciascun componente della famiglia. Non può mancare l’area finanze, che rappresenta il fil rouge di tutta la pianificazione, in quanto senza un adeguato budget monetario non si possono realizzare la maggior parte degli obiettivi prefissati.

 

EQUILIBRARE I VARI AMBITI DELLA VITA

Altra distinzione importante è quella fra l’area personale e quella professionale, suddivisa per ciascun familiare. In questo modo gli obiettivi professionali non verranno messi sempre e al primo posto nelle nostre vite e sarà evidente l’impatto che avranno nelle altre aree della nostra esistenza.

E soprattutto verrà più naturale accogliere sia le esigenze maschili sia quelle femminili, per raggiungere quell’equilibrio all’interno della coppia che tutti quanti auspichiamo.

 

IL PASSO DUE

Il secondo passo per vivere un anno con intenzionalità è quello di identificare nel dettaglio gli obiettivi che si vogliono raggiungere per ogni categoria individuata, che dovranno essere:

  • Pochi per ogni ambito, per massimizzare la concentrazione e la focalizzazione;
  • Facilmente determinabili e misurabili;
  • Spalmati su un orizzonte temporale definito;
  • Condivisi e sintetizzati in un semplice riepilogo.

Nel momento in cui gli obiettivi e le risorse da mettere in campo verranno messi per iscritto e condivisi con gli altri membri della famiglia si prenderà un impegno con sé stessi e si avrà una spinta maggiore per raggiungerli sfruttando il principio di coerenza insito nell’animo umano.

 

L’ANALSI DEGLI SCOSTAMENTI

Pianificare non serve a niente se non si fa periodicamente un’adeguata analisi dei risultati raggiunti.

L’analisi degli scostamenti tipicamente nelle aziende si fa con cadenza trimestralmente.  La stessa periodicità si può applicare anche alla pianificazione personale, per adeguare in corso d’anno gli obiettivi alle mutate esigenze personali e per spronarsi a conseguirli nel tempo rimasto.

A inizio anno tutti quanti siamo presi dal fuoco sacro dei buoni propositi. E’ molto più difficile continuare a mantenere la motivazione per raggiungerli. La revisione trimestrale può essere l’occasione per ripartire da capo con le buone intenzioni.

Si può applicare, come fanno alcune aziende, anche il “metodo rolling”, che è quello che io preferisco. E’ un metodo di gestione della pianificazione modulare che si estende su un periodo continuo di 12 mesi e alla fine di ogni trimestre si elimina quello già passato e se ne aggiunge uno successivo. In questo modo si pianifica sempre per i 12 mesi successivi anche se non coincidono con l’anno solare.

 

L’AVVERSIONE PER LA PIANIFICAZIONE

E’ curioso che molte persone considerino la pianificazione un’attività da sfigati e da maniaci del controllo. Spesso c’è il timore di perdere il piacere che ci dà il fatto che la vita possa sorprenderci in positivo

Ma se possiamo rinunciare tranquillamente a pianificare la nostra vita personale e famigliare, quello che mi colpisce è che molti professionisti, piccoli imprenditori o partite Iva non fanno alcuna pianificazione per quel che riguarda il loro business, la loro attività.

Se le attività si gestiscono a caso e ci si fa trascinare dalle necessità del momento non si va molto avanti. E purtroppo questo accade anche per aziende più strutturate, quelle che coinvolgono più persone ma che hanno una gestione ancora molto familiare.

E’ opportuno che quante più persone possibile entrino nel mindset della pianificazione per sdoganarla definitivamente, per imparare a mettere per iscritto gli obiettivi e per pianificare le risorse per raggiungerli attraverso una visione di insieme.

 

LA SINDROME DEL 17 GENNAIO

Il 17 gennaio è il giorno in cui mediamente si abbandonano i nuovi progetti.  Se l’1 gennaio partiamo belli carichi con la lista dei buoni propositi statisticamente dopo 17 giorni perdiamo la spinta propulsiva.

Questo succede quando l’elenco diventa fonte di ansia perché magari è troppo ambizioso, e gli obiettivi buttati su un taccuino o su un foglio excel si rivelano basati sul niente.

Per questo motivo la pianificazione va presa molto sul serio e fatta con metodo, altrimenti rischia di diventare una sconfitta che non fa altro che accrescere i nostri sensi di colpa.

Se anche tu ti trovi in questa situazione ti ricordo che siamo solo a gennaio e che fai ancora in tempo a pianificare l’anno in corso.

 

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