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Riflessioni di una Contabile su temi Economici e Finanziari di MONICA VITALI

I COSTI OCCULTI DI UNA AZIENDA

Costi occulti
Quando si parla di controllo dei costi la mente vola immediatamente alle voci del conto economico che sono misurate dalle regole della contabilità e della partita doppia, o per lo meno che sono misurabili in base a qualche criterio numerico.

Nella mia esperienza invece riscontro che, oltre a questi costi, ce ne sono una marea che sono più subdoli, nascosti, e che vanno stanati con molta attenzione: sono i costi che derivano dalle inefficienze.

 

C’è chi utilizza metodi scientifici per cercare di misurarli, molte volte però basterebbe il buon senso e la voglia di collaborare con i propri colleghi per registrare risparmi importanti.

 

Per semplificare ho cercato di classificare i costi in alcune categorie, anche se in alcuni casi sono facce diverse della stessa medaglia.

 

1) Costi della mancata riorganizzazione dei lavori. La filosofia Zen Giapponese, per intenderci quella del Total Quality Management, invita a prendere dei periodi di pausa (basterebbero 2 ore a settimana o 1 giorno al mese) per pensare a come migliorare o velocizzare il proprio lavoro quotidiano. Le prime attività da migliorare sono quelle che si svolgono e si ripetono ogni giorno, ad esempio (e soprattutto) l’inserimento di dati. Purtroppo quello che avviene comunemente è che le persone continuano a fare le stesse cose nello stesso modo per anni, senza chiedersi se esiste un metodo per ottenere lo stesso risultato con maggiore velocità e precisione. Si arriva così ad un paradosso: non si risparmia tempo perché non si ha tempo da dedicare alle attività che ce lo farebbero risparmiare.

 

2) Costi del “copia e incolla” di excel. Alzi la mano chi non fa un uso intensivo del copia e incolla di excel, io per prima. Sfortunatamente si tratta di una pratica perversache può comportare costi notevoli non immediatamente visibili. Tipicamente si prende un file, magari del mese precedente, e si duplica andando a modificare manualmente i numeri o le formule nelle celle. Con il rischio di commettere errori nella trascrizione dei valori e di allungare i tempi per le verifiche ripetute sulla congruenza dei dati quando i conti non tornano.

 

3) Costi della complessità. Lavorando in Gruppo negli anni ho tenuto contabilità di società di tutti i tipi e di tutte le dimensioni.  Ebbene mi sono resa conto che, se fino ad un certo punto l’accorpamento di due società conviene perché si evitano doppi bilanci, doppi registri, doppia fatturazione e doppie tutte le formalità, ad un certo punto continuare ad accorpare determina un livello di complessità tale che ogni volta che si fa un controllo, una modifica, una quadratura, un aggiornamento diventa molto oneroso perché tutto è più complicato e difficile.

 

La stessa teoria dei costi fissi e dei costi variabili si limita a calcolare la variazione dei costi al variare dei ricavi, mentre sarebbe interessante e opportuno misurare anche l’impatto della complessità, e di quanto incide economicamente, all’aumentare delle dimensioni dell’organizzazione.

 

4) I costi legati al tempo. Un errore in cui vedo cadere spesso imprenditori o colleghi è quello di fare analisi e valutazioni in base al solo costo finanziario di un’operazione. Difficilmente ci si ricorda che, magari per risparmiare qualche centinaia di euro, qualcuno da qualche parte deve fare un lavoro manuale che ha un costo, sia in termini di “ore lavoro”, sia in termini di impatto di quell’operazione nell’organizzazione di un ufficio o di un intero settore.

 

Per fare un esempio, quando si fanno le analisi sul credito non vedo mai conteggiare il tempo che devono impiegare gli agenti o gli impiegati degli uffici interni per cercare di incassare un importo da un cliente in difficoltà. Quello che si nota benissimo invece è la fattura dell’avvocato o il costo a bilancio quando l’importo si mette a perdita.

 

5) I costi delle relazioni (mancate) fra colleghi: sono in assoluto i costi più subdoli di un’azienda, quelli che andrebbero monitorati costantemente e che invece vengono sottovalutati, ma sono pericolosissimi perché legati all’animo umano.

 

Anche se alcuni imprenditori sognano di sostituire tutti i lavoratori con delle macchine, le aziende per il momento sono ancora fatte da persone e dalle loro emozioni, dalle loro convinzioni, abitudini, caratteri. Il problema nasce perché le persone devono interagire fra di loro all’interno di un ufficio o fra uffici e settori diversi, e questo non sempre avviene nel modo più ottimale per l’organizzazione.

 

I costi della mancanza di lavoro in team, delle difficoltà a chiedere ai colleghi per ignoranza, presunzione, cattiveria, rigidità, arrivismo o per infiniti altri motivi, fanno sì che spesso un dipendente o un ufficio preferisca arrangiarsi da solo facendo un lavoro doppio o molto più complesso piuttosto che chiedere aiuto o interfacciarsi con i propri colleghi. Quante volte è capitato di impiegare due ore per fare un prospetto quando magari un collega in 5 minuti avrebbe risolto il problema? E quante volte questo collega era del CED?

 

Nel caso specifico dell’amministrazione, c’è spesso una insana abitudine da parte degli altri settore di fare accordi commerciali o analisi tecniche pensando di avere risparmiato chissà quali cifre, per poi scoprire ad esempio che l’IVA è indetraibile o che sistemare la documentazione diventa molto oneroso in termini di tempo.

 

Tante volte poi si va avanti con le proprie informazioni senza pensare che negli anni cambiano le leggi o le situazioni, e forse ogni tanto è meglio fare il punto della situazione con i colleghi per verificare che non ci siano degli aggiustamenti da fare nelle procedure.

 

In conclusione, quando dal processo produttivo non si può risparmiare più di tanto è opportuno soffermarsi a ragionare. Spendere meno non sempre è la soluzione. E’ bene puntare su chiarezza, semplicità, collaborazione e organizzazioneper ottenere importanti economie.

 

Oltre che nelle aziende private mi piacerebbe che ciò avvenisse all’interno della Pubblica Amministrazione. Invece lì non frega a nessuno, tanto paga “Pantalone”.

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