Cum Grano Salis

Riflessioni di una Contabile su temi Economici e Finanziari di MONICA VITALI

MA COME, E’ GIA’ ARRIVATO IL MOMENTO DEL BUDGET?

Tempo di budgetEbbene sì, è già arrivato. E pensare che fino ad un mese fa eravamo ancora in spiaggia a prendere il sole, e adesso siamo già qui a pensare alla programmazione del prossimo anno.

E così nella mia struttura cominciano i preparativi. Gli Area Manager più solerti iniziano a chiedermi notizie nei corridoi, per email, per telefono, sull’aggiornamento dei dati negli strumenti da utilizzare. I più tardivi invece so già che dovrò martellarli fino alla nausea per avere il loro contributo in modo da poter completare quell’immenso puzzle che è il budget aziendale.

 

Si comincia dal budget commerciale fatto su ogni singolo cliente a partire dalla rete vendita, con il metodo buttom up, dove la direzione interviene dando soltanto alcune indicazioni di massima con la cosiddetta “budget letter”. Ci piace di più rispetto al classico metodo top down che utilizzano tante aziende, dove il budget viene calato dall’alto, perché ci sembra che così i venditori siano più partecipi, e soprattutto che si fermino a fare analisi e ragionamenti con la propria testa. Ma non so mai quante ore di formazione di aula abbiamo dovuto fare per insegnare a tutti quanti un metodo di lavoro, e ancora i venditori faticano in corso d’anno a considerare il budget come una bussola perché il riferimento principale rimane spesso lo storico e l’analisi degli scostamenti per alcuni stenta a decollare.

 

La previsione del fatturato sappiamo poi che non basta più. Oltre a questa si richiede ai venditori l’attenzione all’incassato, che ormai ha superato come interesse il dato delle vendite e che toglie dalla lista una serie di clienti “inservibili” per le loro vicissitudini finanziarie. Poi un occhio alla redditività va sempre dato perché non si può “sbracare” pur di vendere, e se poi aggiungiamo tutti i meccanismi che servono per analizzare e segmentare la clientela (come ad esempio la matrice ABC), oggigiorno per fare il venditore ormai non basta più neanche una laurea in economia.

 

Poi ci sono i problemi informatici da risolvere, perché non tutti sanno usare excel (vedi sommatorie improponibili), c’è chi usa open office con i relativi difetti di conversione e c’è chi non ha ancora capito come usare gli strumenti più avanzati che mette a disposizione l’azienda per fare analisi e previsioni. Fortunatamente le nuove generazioni sono molto “high tech”, ma i venditori più impediti con l’informatica spesso sono anche quelli storici, con tanta esperienza, che certo non li possiamo buttare a mare perché non sanno che cos’è una tabella pivot, per cui chi raccoglie i dati passa poi ore e ore a fare collage, controlli incrociati e recall telefonici per cercare di capire i numeri che i venditori volevano indicare.

 

Quanto finalmente tutti i dati di vendita sono raccolti si procede con l’assemblaggio per arrivare al budget totale, che costruiamo sommando i budget di tutti i singoli punti vendita. Anche in questo caso, invece di procedere con la classica sequenza per funzione (budget commerciale/acquisti/personale/costi generali/ecc..) facciamo fare il budget della filiale ad ogni responsabile, che meglio di chiunque altro conosce la propria realtà. Quando vengono messi insieme tutti i pezzi solitamente il risultato finale è verosimile e coerente. Per cui riteniamo che questo metodo sia quello più opportuno per noi, ma ogni realtà dovrà trovare la propria formula per fare il budget perche il controllo di gestione non è la contabilità aziendale dove le procedure te le detta la legge. Il controllo di gestione (di cui il budget è un elemento fondamentale) è un abito sartoriale cucito su misura, dove puoi prendere tutte le misure che vuoi ma finché non l’hai indossato per un certo periodo fai fatica a capire se per te va bene oppure no.

 

Per noi c’è voluto qualche anno ma oramai la procedura è consolidata, anche se all’inizio sono state poste obiezioni di tutti i tipi. Sembrava impossibile parlare di programmazione perche “nel nostro settore non funzione così!” “ma come faccio a prevedere questo e quello?” “e se in corso d’anno c’è un cambiamento come mi comporto?”.

 

Tutte paranoie abbondantemente superate dai fatti.

 

Dalla mia esperienza posso dire che ciò che sembrava irrealizzabile, anche per limiti tecnici legati alla nostra attività sparsa sul territorio nazionale, alla fine è stato risolto. E niente era veramente impossibile. Forse il nostro budget non è perfetto, anzi, sicuramente è imperfetto ma, come è stato più volte ripetuto “il budget più che un numero è una mentalità, è un approccio agli eventi che ti spinge a darti degli obiettivi per essere protagonista dei risultati, anziché subire le situazioni esterne passivamente”.

 

E soprattutto, come diceva Seneca 2.000 anni fa “Non esiste vento favorevole per il marinaio che non sa dove andare”.

Ecco che cos’è il budget!

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