Cum Grano Salis

Riflessioni di una Contabile su temi Economici e Finanziari di MONICA VITALI

IL PARADOSSO DELLE PROCEDURE

Il paradosso delle procedure
Quando sento la parola “procedure” normalmente mi viene l’orticaria, perché nella mia testa associo questo termine a qualcosa di rigido e immutabile che tende ad imbrigliare una struttura organizzativa ostacolandone l’evoluzione.
Tuttavia sono ben cosciente che al crescere della complessità la faccenda si complica, sia nell’ambito di un’impresa privata sia in quello di un’impresa pubblica (o di uno Stato), e che se non ci si dà delle regole si rischia l’implosione o il caos quantistico.
Quindi la parola “procedura” dentro di me contiene una contraddizione interna. Da una parte aiuta a dare ordine alla struttura, dall’altra bisogna fare attenzione che non diventi un ostacolo.
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L’importanza delle procedure è un tema strettamente legato agli Organismi di Vigilanza. Il Modello Organizzativo Aziendale, ovvero il modello che adotta un’azienda per prevenire la responsabilità penale dei reati in base al D.Lgs 231/2001, si nutre di procedure. Come si fa ad accusare un dipendente di aver messo in atto un comportamento lesivo della legge a vantaggio dell’azienda se quello non ne aveva piena consapevolezza?
Se non esiste uno straccio di procedura a cui fare riferimento, l’operato del dipendente è molto più libero di spaziare, volontariamente o involontariamente, sino ai confini della legalità.

 

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D’altra parte quante aziende effettuano una ricognizione e una revisione sistematica delle procedure? Certo, se si è una grande azienda, una banca o un’assicurazione esiste un ufficio specifico di Internal Audit che si occupa di questo, ma la stragrande maggioranza delle aziende italiane non è così evoluta e complessa da giustificarne l’esistenza. Ma di procedure superate o non rispettate son pieni i fossi. La realtà spesso supera la carta, e molte volte ci si dimentica di aggiornare la seconda. Ancora peggio (ma molto peggio) se si continua a rispettare una procedura che è nata in un periodo per uno scopo preciso, poi sono cambiate le persone e le circostanze ma si continua pedissequamente a seguirla perché “si è sempre fatto così”. Ma santo cielo facciamoci qualche domanda ogni tanto! E magari facciamolo presente a quei capi che spesso non riescono, non vogliono e non sono in grado di valutare o di ricordarsi che una determinata cosa non è più opportuno farla in quella maniera.

 

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Poi bisogna fare attenzione alla testa delle persone. L’essere umano ha un cervello che vuole ragionare per semplificazioni, ha bisogno di binari e strade tracciate dove potersi muovere. Nella scala dei traumi di qualcuno persone anche lo spostamento del cassetto dove riporre il timbro “copia conferme” rischia di occupare le prime posizioni. Altre persone invece sembra che godano nel trovare un escamotage a qualsiasi nuova procedura, anche solo per il gusto di fare da bastian contrario.

 

QUINDI?

 

Le procedure sono lo scheletro di un’azienda. Ma bisogna calibrarle come una medicina. In piccole quantità curano, ma se si aumentano le dosi possono uccidere.
E soprattutto prima di cambiare una medicina, soprattutto se è un salvavita, bisogna valutare l’impatto complessivo sull’organismo perché di cervelli elastici non è poi così pieno il mondo.

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