Ogni attività aziendale per poter sopravvivere nel tempo deve essere in equilibrio sia economico sia finanziario.
Dell’equilibrio finanziario ne ho già parlato QUI . L’equilibrio finanziario viene prima di quello economico perché si fallisce per cassa, ovvero la liquidità è fondamentale nell’immediato, mentre l’equilibrio economico garantisce la sostenibilità nel medio-lungo periodo.
LA PERIODICITA’ DEL CONTROLLO
Per essere in equilibro economico bisogna verificare che i ricavi siano superiori ai costi. Il controllo dell’equilibrio economico va visto con una periodicità diversa rispetto a quello finanziario che invece va tenuto monitorato giorno per giorno.
Poiché l’utile è legato al calcolo delle imposte il periodo a cui si fa riferimento è l’anno. Tuttavia non si può aspettare il 31 dicembre per capire se stiamo guadagnando o meno.
Per questo oltre alla normale contabilità è opportuno impostare il controllo di gestione, per avere indicazioni su come sta andando l’attività in corso d’anno.
A differenza della contabilità che è rigida e va tenuta in base alle norme di legge, il controllo di gestione può essere impostato come si preferisce. E’ un abito tagliato su misura e si plasma in base alla dimensione, al settore e alle caratteristiche dell’attività. Ad esempio si può decidere di tenere monitorati i costi e ricavi per filiale, per prodotto o per categoria di clienti.
IL CONTROLLO DI GESTIONE PER COMMESSA
Nel caso di professionisti o di ditte individuali che erogano servizi il controllo di gestione è opportuno impostarlo per commessa, ovvero per tipologia di lavoro che si prende in carico. Oltre ai ricavi di ogni commessa è necessario calcolare i costi, compreso il costo orario del professionista/imprenditore.
Per poter fare un calcolo della sostenibilità economica dei progetti è necessario determinare il punto di pareggio, ovvero il fatturato per il quale i ricavi pareggiano i costi. Da lì in su si è in guadagno.
Per calcolare il punto di pareggio bisogna fare innanzitutto la distinzione costi fissi e costi variabili. I costi fissi sono tutte le spese sostenute per l’attività a prescindere dal fatto che si fatturi o meno, mentre i costi variabili sono quelli che si sostengono solo quando si accetta un incarico.
Per un calcolo veloce è opportuno posizionare tutti i costi in un foglio excel con tante colonne quanti sono i progetti. Poi si attribuiscono ai progetti prima i costi variabili e poi quelli fissi.
Gli affitti, le utenze, il costo del commercialista, le rate dell’auto, il costo del computer, l’assicurazione professionale sono alcuni esempi di costi fissi. Invece i costi che si sostengono solo ed esclusivamente per quel progetto, come l’acquisto di alcuni prodotti o licenze sono costi variabili. In caso di costi misti va divisa la quota fissa da quella variabile.
Partendo dai ricavi si sottraggono innanzitutto i costi variabili per ottenere il margine di contribuzione, ovvero il margine con cui ogni lavoro contribuisce a coprire i costi fissi.
La somma dei margini di contribuzione deve coprire tutti i costi fissi. Quello è il punto di pareggio.
IL VALORE DEL TEMPO
Essere libero professionista o piccolo imprenditore significa fondere vita personale e professionale, e non è semplice tenere diviso il tempo dedicato all’una o all’altra cosa. Per poterlo fare è necessario che prendersi la briga di annotare il tempo dedicato a ogni tipologia di attività che viene svolta e valorizzarla per la corretta imputazione dei costi.
E’ necessario pertanto calcolare quante ore in un anno vengono dedicate al proprio lavoro, comprese le attività che non sono direttamente produttive e strettamente correlabili ad un progetto.
Questo perché ci sono attività che vanno spalmate su più progetti. Ad esempio il tempo dedicato ai social è tempo-lavoro e va quantificato. Ma anche il tempo passato a fare la fila alla posta per una attività aziendale o dal commercialista va conteggiato se è significativo. Poi c’è il tempo dedicato ai corsi di aggiornamento, alle relazioni con i potenziali clienti. Anche un calcolo spanno metrico va bene.
Valorizzando le ore di lavoro al costo orario di un dipendente del settore si può capire se si raggiunge il punto di pareggio, ovvero se con il fatturato si coprono tutti i costi variabili e i costi fissi, compreso il costo del lavoro.
Se il punto di pareggio non viene raggiunto significa che si sta lavorando ad un costo inferiore rispetto a quello medio di un dipendente del settore.
In questo caso è necessario rivedere qualcosa del proprio modo di lavorare.
Di seguito riporto un esempio di come impostare in excel il controllo della redditività per progetto.
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